Huishoudelijk Reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE DAWRA

 

Leden

Rijdende leden hebben voorrang bij inschrijving voor alle activiteiten op niet-rijdende leden en niet-leden en betalen daarvoor de lage ledenprijs.

Niet-rijdende leden betalen een aangepaste contributie. Zij hebben voorrang bij inschrijving voor alle activiteiten op niet-leden. Voor clinics en het weekend betalen zij de lage ledenprijs, maar op wedstrijden betalen zij een toeslag per onderdeel.

Art. 1
Ieder lid wordt geacht op de hoogte te zijn van de inhoud van de statuten en het huishoudelijk reglement.

Art. 2
Ieder lid neemt voor eigen risico deel aan alle evenementen.

Art. 3.
Ieder lid kan met een Arabisch Volbloed met geldig stamboekpapier van een WAHO-erkende organisatie deelnemen aan de wedstrijden, of  met een paard waarvan de stamboekpapieren die door de DAWRA goedgekeurd zijn en waarvan het paard tenminste 50% aantoonbaar Arabisch bloed heeft.

 

 

 

Jaarlijkse bijdrage

Art. 5.1.
Een contributie jaar loopt van 1 januari t/m 31 december.

Art. 5.2.
De betaling dient uiterlijk 2 weken na de ontvangst van de factuur binnen te zijn op rekening van de DAWRA.

Art. 6
Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te gebeuren, uiterlijk 1 december van het lopende jaar. Opzeggingen die na 1 december worden ontvangen worden pas voor het volgende jaar verwerkt.

Art. 7
Ereleden betalen geen contributie. De namen van de ereleden zijn op te vragen bij het secretariaat.

 

 

Taken van het bestuur

Art. 8.1.
Het bestuur geeft voorbereiding aan het beleid van de vereniging en draagt zorg voor de uitvoering daarvan.

Art. 8.2.
Het bestuur dient verantwoording af te leggen voor het door haar gevoerde beleid tijdens de algemene ledenvergadering.

Art. 8.3.
Het bestuur behartigt de belangen van de vereniging en vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe.

Art. 9.1.
De voorzitter heeft de leiding over alle bestuursvergaderingen en de algemene leden vergadering.
Hij/zij stelt een agenda op voor de vergaderingen in overleg met de secretaris.
Hij/zij maakt een concept beleidsplan in overleg met het bestuur en coördineert het beleid.

Art. 9.2.
De voorzitter onderhoudt de contacten met de overheid, met officiële instanties en andere verenigingen. Hierbij kan hij/zij bijgestaan worden door een ander bestuurslid.

Art. 9.3.
De voorzitter roept het bestuur bijeen wanneer hij/zij dat nodig acht en wanneer een of meerdere bestuursleden dit verzoeken.

Art. 9.4.
De voorzitter draagt zorg voor de uitvoering van de bestuursbesluiten en de besluiten van de algemene ledenvergadering.

Art. 10.1.
De secretaris is verantwoordelijk voor alle binnenkomende en uitgaande correspondentie.
Hij/Zij dient te allen tijde de voorzitter zo spoedig mogelijk in te lichten omtrent belangrijke ingekomen stukken.

Art. 10.2.
De secretaris maakt notulen op van alle bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen.
Hij/Zij is verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderingen en maakt de presentielijst op; tevens zorgt hij/zij ervoor dat een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement aanwezig is.

Art. 10.3.
De secretaris is verantwoordelijk voor de ledenadministratie en draagt zorg voor het algemeen secretariaat.

Art. 11.1.
De penningmeester beheert alle geldmiddelen van de vereniging. Hij/Zij is verantwoordelijk voor het verzorgen van alle betalingen en voor het innen van alle contributies en andere vorderingen. Hij/zij houdt hiervan een nauwkeurige boekhouding bij. Hij/zij verleent het bestuur te allen tijde inzage in alle financiële bescheiden en presenteert ieder jaar een financieel overzicht.

Art. 11.2.
De penningmeester maakt een financieel jaarverslag op en presenteert dit op de algemene ledenvergadering.

Art. 11.3.

De penningmeester verleent assistentie aan de commissies bij het opzetten van hun begrotingen en financiële verslagen. Hij/zij geeft tevens adviezen aan het bestuur en aan de commissies op financieel gebied. 

 

 

Algemene bepalingen m.b.t. declaraties

Art. 12.1.
Onkosten gemaakt voor de DAWRA kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester. Onkosten zijn die uitgaven die gedaan zijn in het belang van de hele vereniging en gemaakt worden in wetenschap en in opdracht van het bestuur.

Art. 12.2.
Een declaratie moet zo spoedig mogelijk ingeleverd worden, met een duidelijke verantwoording van de kosten. Het recht op declaratie vervalt 1 jaar na de datum van het ontstaan van de kosten.

Art. 12.3.
De kilometervergoeding geschiedt conform de wettelijke richtlijnen. Met trailer/aanhanger is de vergoeding € 0,30 per km, en zonder trailer/aanhanger is de vergoeding € 0,19 per km. Andere vervoersmogelijkheden worden vergoed conform een door het bestuur vast gelegd tarief.

Art. 12.4.
Telefoonkosten dienen gespecificeerd te worden per telefoontje. De vergoeding is conform de richtlijnen van de betreffende provider.

Art. 13.
Voor declaraties van vergaderkosten gelden de volgende regels:
- Consumpties zijn voor eigen rekening, tenzij het bestuur anders bepaalt.
- Voor de huur van de zaal moet vooraf toestemming gevraagd worden aan de penningmeester.

Art. 14.
Indien men een aanschaf of uitgave overweegt ten behoeve van de vereniging dient dit voorgelegd te worden aan het bestuur.

 

 

Besluitvormingen van de bestuursvergaderingen

 

Art. 15.
Voor het nemen van besluiten tijdens een vergadering dient minimaal de helft van het aantal bestuursleden aanwezig te zijn. Alle besluiten worden genomen met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Art. 16.
Bestuursvergaderingen zijn openbaar. Indien leden geïnteresseerd zijn, kunnen ze informatie over plaats en tijd opvragen bij het secretariaat en wordt hen een agenda en routebeschrijving toegezonden.

 

 

 

Commissies

Art. 17.
Het bestuur kan zich bij laten staan door commissies voor het uitvoeren van bepaalde taken. De commissies dragen hiervoor verantwoordelijkheid, echter de eindverantwoordelijkheid berust bij het bestuur.

Art. 18.1.
Iedere commissie dient een begroting in bij het bestuur en legt financiële verantwoording af aan het bestuur. De commissie is zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van de inkomsten en uitgaven van de commissie.

Art. 18.2.
De commissie dient zich te houden aan het te voren vastgestelde en goedgekeurde budget. Bij wijzigingen of extra uitgaven dient vooraf toestemming aan de penningmeester te worden gevraagd.

Art. 18.3.
Ontstane winsten komen ten goede aan de vereniging. Eventuele onvoorziene tekorten zullen voor zover mogelijk tot op bepaalde hoogte aangevuld worden door de DAWRA.

Art. 18.4.
De uiteindelijke financiële verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur.

 

 

 

Wijzigingen

Art. 19.
Tot wijziging of aanvulling van het huishoudelijk reglement kan op iedere algemene ledenvergadering besloten worden met meerderheid van stemmen.

 

 

 

Slotbepaling

Art. 20.
In gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

 

 

Geactualiseerd en vastgesteld in de bestuurvergadering van 5 mei 2018